Přechod do online prostředí a využití virtuální asistentky

Daniela Jurašíková

Mnoho firem, které pracovalo ze svých kanceláří bylo přesunuto do online prostředí a využívá převážně práci z domova. Pro někoho výhoda, pro jiné komplikace. Změnila se tímto i komunikace mezi kolegy napříč firmou. Online ranní meetingy, online porady, online pracovní pohovory, více hovorů, více e-mailů a mnohdy i více úkolů. Majitelům či manažerům neustále vyzvání mobil nebo neustále pípá upozornění ze všech možných firemních i nefiremních chatů. Jak to zvládnout vše v pracovní době a nezbláznit se z toho? 

Kdo nebyl přivyklý na online prostředí, mohla se navýšit běžná administrace, ať už zmíněné telefonáty s dotazy kolegů či zákazníků, ale také jiná příprava na online porady, meetingy či školení. Zaujmout a udržet v pozornosti všechny kolegy a zaměstnance bývá v online prostředí náročnější. Zažili jste si to? 

Můžete se vydat ze své energie a pak zjistíte, že někdo zrovna neposlouchal nebo nebyl na příjmu. Tudíž musí to mít své pravidla, stejně jako práce z domova. Přibývá hovorů, dotazů, e-mailů, prezentací, které píšete efektivně v rychlosti a které potřebují korekturu. Nebo potřebujete vytvořit nové reporty, obvolat zákazníky a zjistit jejich spokojenost a referenci. 

S přechodem do online prostředí mohla být spojena i změna stavu zaměstnanců. S tím často ale nepřichází velký úbytek práce. Práce je stále na jednoho spousta. Je to krátkodobé nebo to takto bude stále? Jak to zvládnout vše v pracovní době a nezbláznit se z toho?

Nebo jste v počátcích svého nového e-shopu? Pak je třeba spoustu věcí zařídit. Zákaznická linka a zákaznický servis, jelikož chcete působit důvěryhodně. Řešení e-mailů, reklamací, vystavování nových produktů a aktualizace všech stávajících. Je třeba psát blog, zviditelnit se na sociálních sítích, nastavit kampaně a pravidelně přispívat, oslovit dodavatele pro spolupráci a vůbec se zapojovat do dění a komunikace se zákazníky na trhu. A mnoho a mnoho dalšího. Pro jednoho, dva či tři je to spousta práce. A co když se vám daří? Objednávky rostou, zájem zákazníků také a tím rostou i jejich dotazy, ovšem na novou posilu zatím nejsou dostatečné finance. Jak to zvládnout vše v pracovní době a nezbláznit se z toho?

Už jste slyšeli o fenoménu virtuálních asistentek?

Na trhu jich lze najít více a každá nabízená služba má své specifické zaměření. Například některá pro vás zrealizuje obchůzku na úřadech a poště, kde není nutná vaše účast. Jiné pro vás obstarají e-shop a další drobné úkoly od tvorby tabulek a prezentací a další vám zřídí zákaznickou linku pro váš e-shop či recepci a kancelář, vyřeší vaše hovory, e-maily, zajistí za vás přípravy na porady, komunikaci mezi kolegy nebo třeba objednají knihy, dentální hygienu či zajistí doučování pro vaše dítě.

Můžete se setkat s různými přístupy. Někde se nedostanete do kontaktu s člověkem, který pro vás úkol zpracuje a může to být pokaždé někdo jiný. Prostě zadáte úkol a firma má domluvené různé pracovníky na volné noze, kteří dodávají výsledek za určitou domluvenou cenu. Zde nemusí vždy vypracování odpovídat vašim nárokům, takže občas dojde k nespokojenosti. Navíc druhé, byť podobné zadání může být vypracováno úplně jinak.

Dalším typem je např. mladá žena na volné noze, která má pár klientů a na dálku jim pomáhá s administrativou. Tento vztah je určitě zajímavější, jelikož se může vybudovat potřebná důvěra při spolupráci a postupně může dojít i k zaučení virtuální asistentky pro nové aktivity. Ovšem kapacita bývá občas omezená.

Existuje ještě firma, která sama školí a vzdělává virtuální asistentky a která nabízí hlavně dlouhodobou spolupráci. Zakládají si na budování osobního vztahu s klienty, profesionalitě asistentek, 100% zastupitelnosti, takže tato virtuální asistentka vám neonemocní ani neodjede na dovolenou. Zároveň si klient stanoví dopředu výši čerpání jejich času. Může tak zadávat jakékoliv množství úkolů pracovního i osobního charakteru. Tato služba je jistě pro náročnější, můžete si nastavit individuální způsob odbavení hovorů či zpracování úkolů, můžete předat potřebné informace a virtuální asistentky vyřeší hovory za vás nebo budou delegovat na správné kolegy a zároveň udržují naprostou diskrétnost vašich údajů.

Delegování své práce může být velmi ulehčující, takže někdy se může stát, že asistentky zpracovávají požadavky nad rámec vašeho předplacení a to je nutné samozřejmě dorovnat. Služba je hrazena dle čerpání minut, nikoli na počet úkolů, což nemusí všem vyhovovat. Také vám je k dispozici více virtuálních asistentek, takže nemusíte mít vždy přehled, se kterou hovoříte, nicméně výhodou toho je, že například v jeden okamžik mohou všechny hovořit právě s vašimi zákazníky. To je jistě při jedné asistentce nereálné.

Stále nevíte, na co využít virtuální asistentky?

Sedněte si a řekněte si, co vše je náplní vaší práce, co vám zabírá spoustu času a co by se dalo delegovat. Využití virtuálních asistentek je opravdu široké, tak vám uvedu alespoň pár příkladů, ať je to pro vás lépe představitelné. 

  • přesměrování vašich hovorů
  • zákaznická linka a zákaznický servis (e-maily, objednávky, urgence faktur)
  • korektury textů
  • přepisy školení či nahraných poznámek
  • tvorba tabulek a grafů
  • dohledávání informací a tvorba rešerše
  • care cally s vašimi zákazníky
  • správa sociálních sítí a pravidelné příspěvky
  • práce s LinkedInem a např. hledání potenciálních zaměstnanců

Jakmile si určíte aktivity, které je možné a které chcete delegovat právě na virtuální asistentku, můžete se pustit do jejich výběru. Ať už to bude jednorázová spolupráce či dlouhodobá s individuálním přístupem.

Jak vybrat správnou službu virtuální asistentky?

Nejprve si ujasněte, jak moc profesionální službu hledáte. Jak často byste ji chtěli využívat. Hodila by se vám i při zařízení nějakých osobních záležitostí? Jde vám hlavně o obchůzky? Potřebujete řešit vaše hovory nebo zákaznickou linku? Co vše musí zvládat a ovládat? Jaké systémy k práci potřebujete a jak by se měla vyjadřovat? Nejste-li moc nároční a vaše využívání by bylo občasné, pak je jistě spousta uspokojivých společností, které vám mohou mnohé nabídnout. Patříte-li mezi náročnější, pak víte, že virtuální asistentka se stane součástí vaší společnosti a tak váš výběr bude důkladnější a možná i o něco nákladnější. Ale rozhodně využití služeb virtuálních asistentek, které jsou již proškolené, je vždy finančně méně nákladné, než mít novou fyzickou asistentku u sebe v kanceláři. Doporučuji také zavolat do vámi vybraných společností a pobavit se o možnostech spolupráce. Navíc si tímto ověříte jejich přístup, profesionalitu a zda si lidsky sednete. 

Takže vám přeji spoustu získaného volného času pro smysluplnější činnosti ve vašem podnikání i v životě. A pokud se rozhodnete obrátit na nás, budeme rádi.

Mohlo by vás také zajímat

16. 4. 2021

IT a technologie

Přechod do online prostředí a využití virtuální asistentky

16. 4. 2021

Marketing

Vyberte si správného partnera pro svůj marketing

15. 4. 2021

Strategické řízení

Aliance – zdroj růstu vašeho byznysu

14. 4. 2021

Networking

Networking a podnikatelské akce, které vám přinesou byznys i skvělé partnerství

Přihlaste se k odběru našich článků

Pravidelnou dávku nového obsahu našeho magazínu budete
dostávat přímo do e-malové schránky. Žádný spam. Slibujeme!

Pravidelnou dávku nového obsahu našeho magazínu budete dostávat přímo do e-malové schránky. Žádný spam. Slibujeme!