Přechod do online prostředí a využití virtuální asistentky

Daniela Jurašíková

Mnoho firem, které pracovalo ze svých kanceláří bylo přesunuto do online prostředí a využívá převážně práci z domova. Pro někoho výhoda, pro jiné komplikace. Změnila se tímto i komunikace mezi kolegy napříč firmou. Online ranní meetingy, online porady, online pracovní pohovory, více hovorů, více e-mailů a mnohdy i více úkolů. Majitelům či manažerům neustále vyzvání mobil nebo neustále pípá upozornění ze všech možných firemních i nefiremních chatů. Jak to zvládnout vše v pracovní době a nezbláznit se z toho? 

Kdo nebyl přivyklý na online prostředí, mohla se navýšit běžná administrace, ať už zmíněné telefonáty s dotazy kolegů či zákazníků, ale také jiná příprava na online porady, meetingy či školení. Zaujmout a udržet v pozornosti všechny kolegy a zaměstnance bývá v online prostředí náročnější. Zažili jste si to? 

Můžete se vydat ze své energie a pak zjistíte, že někdo zrovna neposlouchal nebo nebyl na příjmu. Tudíž musí to mít své pravidla, stejně jako práce z domova. Přibývá hovorů, dotazů, e-mailů, prezentací, které píšete efektivně v rychlosti a které potřebují korekturu. Nebo potřebujete vytvořit nové reporty, obvolat zákazníky a zjistit jejich spokojenost a referenci. 

S přechodem do online prostředí mohla být spojena i změna stavu zaměstnanců. S tím často ale nepřichází velký úbytek práce. Práce je stále na jednoho spousta. Je to krátkodobé nebo to takto bude stále? Jak to zvládnout vše v pracovní době a nezbláznit se z toho?

Nebo jste v počátcích svého nového e-shopu? Pak je třeba spoustu věcí zařídit. Zákaznická linka a zákaznický servis, jelikož chcete působit důvěryhodně. Řešení e-mailů, reklamací, vystavování nových produktů a aktualizace všech stávajících. Je třeba psát blog, zviditelnit se na sociálních sítích, nastavit kampaně a pravidelně přispívat, oslovit dodavatele pro spolupráci a vůbec se zapojovat do dění a komunikace se zákazníky na trhu. A mnoho a mnoho dalšího. Pro jednoho, dva či tři je to spousta práce. A co když se vám daří? Objednávky rostou, zájem zákazníků také a tím rostou i jejich dotazy, ovšem na novou posilu zatím nejsou dostatečné finance. Jak to zvládnout vše v pracovní době a nezbláznit se z toho?

Už jste slyšeli o fenoménu virtuálních asistentek?

Na trhu jich lze najít více a každá nabízená služba má své specifické zaměření. Například některá pro vás zrealizuje obchůzku na úřadech a poště, kde není nutná vaše účast. Jiné pro vás obstarají e-shop a další drobné úkoly od tvorby tabulek a prezentací a další vám zřídí zákaznickou linku pro váš e-shop či recepci a kancelář, vyřeší vaše hovory, e-maily, zajistí za vás přípravy na porady, komunikaci mezi kolegy nebo třeba objednají knihy, dentální hygienu či zajistí doučování pro vaše dítě.

Můžete se setkat s různými přístupy. Někde se nedostanete do kontaktu s člověkem, který pro vás úkol zpracuje a může to být pokaždé někdo jiný. Prostě zadáte úkol a firma má domluvené různé pracovníky na volné noze, kteří dodávají výsledek za určitou domluvenou cenu. Zde nemusí vždy vypracování odpovídat vašim nárokům, takže občas dojde k nespokojenosti. Navíc druhé, byť podobné zadání může být vypracováno úplně jinak.

Dalším typem je např. mladá žena na volné noze, která má pár klientů a na dálku jim pomáhá s administrativou. Tento vztah je určitě zajímavější, jelikož se může vybudovat potřebná důvěra při spolupráci a postupně může dojít i k zaučení virtuální asistentky pro nové aktivity. Ovšem kapacita bývá občas omezená.

Existuje ještě firma, která sama školí a vzdělává virtuální asistentky a která nabízí hlavně dlouhodobou spolupráci. Zakládají si na budování osobního vztahu s klienty, profesionalitě asistentek, 100% zastupitelnosti, takže tato virtuální asistentka vám neonemocní ani neodjede na dovolenou. Zároveň si klient stanoví dopředu výši čerpání jejich času. Může tak zadávat jakékoliv množství úkolů pracovního i osobního charakteru. Tato služba je jistě pro náročnější, můžete si nastavit individuální způsob odbavení hovorů či zpracování úkolů, můžete předat potřebné informace a virtuální asistentky vyřeší hovory za vás nebo budou delegovat na správné kolegy a zároveň udržují naprostou diskrétnost vašich údajů.

Delegování své práce může být velmi ulehčující, takže někdy se může stát, že asistentky zpracovávají požadavky nad rámec vašeho předplacení a to je nutné samozřejmě dorovnat. Služba je hrazena dle čerpání minut, nikoli na počet úkolů, což nemusí všem vyhovovat. Také vám je k dispozici více virtuálních asistentek, takže nemusíte mít vždy přehled, se kterou hovoříte, nicméně výhodou toho je, že například v jeden okamžik mohou všechny hovořit právě s vašimi zákazníky. To je jistě při jedné asistentce nereálné.

Stále nevíte, na co využít virtuální asistentky?

Sedněte si a řekněte si, co vše je náplní vaší práce, co vám zabírá spoustu času a co by se dalo delegovat. Využití virtuálních asistentek je opravdu široké, tak vám uvedu alespoň pár příkladů, ať je to pro vás lépe představitelné. 

  • přesměrování vašich hovorů
  • zákaznická linka a zákaznický servis (e-maily, objednávky, urgence faktur)
  • korektury textů
  • přepisy školení či nahraných poznámek
  • tvorba tabulek a grafů
  • dohledávání informací a tvorba rešerše
  • care cally s vašimi zákazníky
  • správa sociálních sítí a pravidelné příspěvky
  • práce s LinkedInem a např. hledání potenciálních zaměstnanců

Jakmile si určíte aktivity, které je možné a které chcete delegovat právě na virtuální asistentku, můžete se pustit do jejich výběru. Ať už to bude jednorázová spolupráce či dlouhodobá s individuálním přístupem.

Jak vybrat správnou službu virtuální asistentky?

Nejprve si ujasněte, jak moc profesionální službu hledáte. Jak často byste ji chtěli využívat. Hodila by se vám i při zařízení nějakých osobních záležitostí? Jde vám hlavně o obchůzky? Potřebujete řešit vaše hovory nebo zákaznickou linku? Co vše musí zvládat a ovládat? Jaké systémy k práci potřebujete a jak by se měla vyjadřovat? Nejste-li moc nároční a vaše využívání by bylo občasné, pak je jistě spousta uspokojivých společností, které vám mohou mnohé nabídnout. Patříte-li mezi náročnější, pak víte, že virtuální asistentka se stane součástí vaší společnosti a tak váš výběr bude důkladnější a možná i o něco nákladnější. Ale rozhodně využití služeb virtuálních asistentek, které jsou již proškolené, je vždy finančně méně nákladné, než mít novou fyzickou asistentku u sebe v kanceláři. Doporučuji také zavolat do vámi vybraných společností a pobavit se o možnostech spolupráce. Navíc si tímto ověříte jejich přístup, profesionalitu a zda si lidsky sednete. 

Takže vám přeji spoustu získaného volného času pro smysluplnější činnosti ve vašem podnikání i v životě. A pokud se rozhodnete obrátit na nás, budeme rádi.

Chcete se s Danielou Jurašíkovou potkat a popovídat? Přijďte se podívat jako host na klub, kde ji potkáte.

Mohlo by vás také zajímat

24. 6. 2021

Právní služby

Jak si vybrat partnera pro právní kroky

16. 4. 2021

IT a technologie

Přechod do online prostředí a využití virtuální asistentky

16. 4. 2021

Marketing

Vyberte si správného partnera pro svůj marketing

15. 4. 2021

Strategické řízení

Aliance – zdroj růstu vašeho byznysu

Přihlaste se k odběru našich článků

Pravidelnou dávku nového obsahu našeho magazínu budete
dostávat přímo do e-malové schránky. Žádný spam. Slibujeme!

Pravidelnou dávku nového obsahu našeho magazínu budete dostávat přímo do e-malové schránky. Žádný spam. Slibujeme!