Pokud jste si dosud mysleli, že se s automatizací potkáte pouze v továrnách, ve kterých se nepřetržitě pohybují ramena chytrých robotů, tak vězte, že dnes můžete mít i vlastního robota, který bude pracovat pro vás. Nebo za vás. Za náklady, které jsou výrazně pod cenou lidské práce.
Jelikož používáme čím dál více různých aplikací, potřebujeme být ve zrychlující se době efektivnější, rychlejší a méně chybující. I proto se obracíme na automaty, aby za nás dělaly opakující se (a většinou rutinní) práci.
Jak si představit automat?
Zjednodušeně řečeno, automat (softwarového robota) si můžeme představit jako autonomní program, který zpracovává data a informace z jednoho systému (např. CRM) a následně je předává do jiného systému (např. fakturačního programu). A to většinou bez vašeho zásahu. Může to dělat pravidelně a opakovaně (každý den ráno), nebo se může spouštět (probouzet) na základě nějakého “podnětu”. Třeba pokaždé, když vám někdo pošle e-mail. Nebo když klient zaplatí fakturu či někdo splní úkol.
Proč potřebujete automatizovat?
Důvodů může být celá řada, tyto jsou nejčastější:
- Nechcete dělat opakované rutinní úkony.
- Zapomínáte dělat jednoduché činnosti, které jsou ale v dlouhodobém horizontu důležité (mají hodnotu až po čase). Nebo jejich nedokončení může způsobit škody.
- Máte podnikatelský nápad a chcete si ho vyzkoušet, než se pustíte do vývoje vlastního systému.
- Potřebujete, aby se vaši lidé věnovali zákazníkům, a ne běžné rutinní agendě.
- Chcete zrychlit stávající proces.
V jakých oblastech je možné automat použít?
Ve všech možných, které si dokážete představit, jako jsou Finance, Výroba, Marketing, Obchod, HR, Logistika, Účetnictví, Vnitrofiremní komunikace, Sociální sítě, Online prodej, Projektové řízení, E-shopy a samozřejmě IT.
Jak začít automatizovat?
Je hned několik cest, jak si můžete vlastní automat pořídit.
- Možná, že automat už používáte a ani o tom nevíte. Je totiž součástí systému, ve kterém pracujete. Například pokud máte CRM, zapíšete aktivitu a tato aktivita se vám rovnou zaznamená do Google kalendáře. To je příklad základního prvku automatizace.
- Nápověda: Pokud potřebujete svůj systém propojit s jiným, tak než začnete řešit variantu 2 či 3 níže, zkuste se podívat do nastavení vašeho systému, zda už nějaké základní možnosti automatizace neobsahuje. Může vám to ušetřit peníze i čas.
- Necháte si automat naprogramovat. To je celkem dobře představitelné. Strávíte nějaký čas zpracováním zadání a analýzou. Pak si ho necháte od programátora (jednotlivce či softwarové společnosti) nacenit a následně vám ho tento dodavatel vyrobí, dodá a případně i bude provozovat.
- Nezpochybnitelným trendem posledních několika let je využití jedné z univerzálních integračních a automatizačních platforem. V takové platformě si automat vytvoříte nebo necháte vytvořit někým, kdo to umí. V 99 % případů bez nutnosti programovat. Nejznámějšími platformami jsou IFTTT, Zapier nebo z Česka pocházející Integromat.
- Můžete si též pořídit předpřipravený automat, který již splňuje většinu vašich požadavků a může být k dispozici prakticky během několika dnů. Ve většině případů ještě s možností dalších modifikací. Nechte se inspirovat třeba na webu TyAutomaty.cz.
Ve všech čtyřech případech vám s přípravou procesů vhodných k automatizaci i se samotnou výrobou automatu rád pomůže Eduard Hlava.
