Umělá inteligence v HR, digitalizované produkty a robotizovaná výroba – vcelku už běžná praxe ve spoustě českých podniků. Jak jsme na tom s digitalizací účetnictví a firemních financí? Bezpapírové finanční oddělení zůstává bez nadsázky stále ještě výzvou pro hodně tuzemských firem, bez rozdílu jejich velikosti nebo zaměření.
Přestože digitální transformace firemních financí nemusí být prioritou každého CFO či CEO, z poznatků společnosti DYPE vyplývá, že 90 % oslovených startupů a scaleupů považuje digitalizaci firemních financí za nutnou podmínku úspěchu.
„Po covidu se z digitalizace stal buzzword. Nicméně, nedostatečné pochopení významu vede k tomu, že mezera mezi možnostmi a realitou existuje pořád obrovská. Máme tedy v této oblasti ještě pořád co dělat, abychom české podnikatelské prostředí přiblížili top úrovni, např. té skandinávské,” říká Marián Tomko zakladatel společnosti DYPE, která funguje jako externí digitální finanční oddělení pro české i zahraniční SMBs.
Přitom právě pro malé a střední firmy může být digitalizace financí jednou z příležitostí, jak získat náskok před konkurencí. Nedostatek zdrojů, se kterými se začínající firmy minimálně v počáteční fázi podnikání potýkají, jim však komplikuje přístup ke znalostem a technologiím. Přechod na digitální firemní finance mohou startupy chytře řešit outsourcingem finančního oddělení, případně jeho jednotlivých částí, k profesionálnímu poskytovateli.
Digitalizace firemních financí v praxi
Kdo by si užíval zdlouhavou rutinní práci? Proto prvotní fáze digitalizace začíná zpravidla v účetnictví, kde se jedná o automatizaci manuálních opakujících se úkonů. V dalších krocích se přistupuje k využití AI a robotů, kteří se v rámci datového účetnictví využívají pro zpracování velkého objemu dat. Následně pak na řadu přichází BI nástroje, které napomáhají při tvorbě budoucích scénářů.
Bez kterých technologií se v digitalizovaném finančním oddělení neobejdeme?
- Cloudový účetní software – umožňuje firmám přistupovat k jejich finančním datům a spravovat je 24/7 odkudkoli pomocí webového rozhraní. Zpravidla zahrnuje funkce jako fakturace, sledování příjmů a výdajů a základní finanční reporting.
- Otevřený Software s API –dobře navržený software umožňuje pomocí API lehce a robustně propojovat vlastní databázi a algoritmy s ostatními aplikacemi v rámci organizace. Otevřený kód je pak dalším stupněm umožňujícím pokročilé customizace na míru.
- Automatizované vedení účetnictví – automaticky zaznamenává finanční transakce, jako jsou platby a faktury, a eliminuje tak nutnost manuálního zadávání údajů, při kterém často dochází k chybám.
- Business Intelligence nástroje a pokročilá datová analytika – usnadňují firmám tvorbu a správu rozpočtů a finančních prognóz a poskytují přehled o finanční výkonnosti v reálném čase. Firmy tak mohou snadněji identifikovat trendy, příležitosti a oblasti pro zlepšení.
- Umělá inteligence a strojové učení – lze je využít k analýze velkého množství finančních dat a k identifikaci vzorců a poznatků, které by bylo obtížné nebo nemožné identifikovat ručně.
Pro většinu českých firem je ale použití umělé inteligence stále ještě hudbou budoucnosti. Nejprve je potřeba zvládat práci s procesy a daty a až následně postupně adoptovat nové trendy v technologiích, které k nám proudí hlavně ze zahraničí.
„V DYPE přicházíme se způsoby, jak obejít nedostatky lokálních systémů a umožnit českým podnikatelům získat možnosti zahraničních systémů a služeb. Vytvořili jsme „IT vrstvu“ nad účetními znalostmi a pomohli tak posunout služby účetních do tech světa. U digitálního fungování uvažujeme pouze o využití nejlepších postupů a technologií, jak pro nás, tak hlavně pro naše klienty. Obnáší to sledování novinek na trhu, neustálé interní testování a využívání spousty aplikací a metod. ” říká Marián Tomko, jehož společnost patří v digitalizaci firemních financí k lídrům na českém trhu.
Digitalizace, automatizace a robotizace přinášejí do oblasti financí výrazně vyšší efektivitu, přesnost, rychlost a zjednodušení. Zmiňme např. až o 80 % nižší chybovost nebo až 25x rychlejší finanční procesy. Obecně lze shrnout, že digitalizace pomáhá managementu získat kvalitnější data, detailnější přehled o finanční výkonnosti, lépe předvídat, přijímat lepší obchodní rozhodnutí a šetří jejich čas i peníze.
Digitalizaci firemních financí a účetnictví nelze vytrhnout z kontextu komplexní transformace business administrativy. Důležité je, aby celá firma byla v souladu a měla stejné myšlenkové nastavení – to je základní předpoklad pro úspěšné zavádění nových technologií. Klíčovou roli v celém procesu hraje CFO/CEO/COO. Ten musí, mimo již zmíněné, zvládat motivovat a průběžně proškolovat zaměstnance a ukočírovat souběh digitalizace s plněním dalších pracovních úkolů.
Externí finanční oddělení pro startupy a scaleupy
Ptáte se, zda jsou profesionální a digitalizované firemní finance zcela odepřeny začínajícím firmám, které často nemají prostředky na vlastní finanční oddělení, natož na zkušeného finančního manažera v jeho čele? Vůbec ne. Jak jsme již výše uvedli, elegantní cesta vede přes promyšlený outsourcing.
Tip pro vás: Při výběru externího poskytovatele klaďte důraz na zkušenosti ze zahraničního trhu a úroveň využívání moderních technologií. Není totiž pravidlem, že každá účetní firma rozumí digitalizaci. Zároveň je pro vás výhodnější, pokud poskytovatel není zamčený u jedné technologie, ale pracuje s vícero účetními systémy. Tato uvedená kritéria splňuje např. externí finanční oddělení od DYPE.
Obecně mezi výhody outsourcovaného finančního oddělení pro startupy a scaleupy patří:
- Úspora nákladů – Outsourcing finančního oddělení je nákladově efektivnější než najímání a udržování vlastního týmu finančních expertů, zejména pro malé podniky, které nemusí mít rozpočet na zaměstnance na plný úvazek.
- Úspora času – Externí finanční oddělení šetří majitelům a manažerům firem čas, který mohou věnovat jiným oblastem podnikání. Více podnikejte, méně papírujte!
- Specializace a přístup k odborným znalostem – Specializované finanční a účetní společnosti disponují týmy se širokou škálou dovedností a zkušeností, což firmám umožňuje přístup k odborným znalostem, které by jinak ve firmě chyběly.
- Best practice a technologie – Externí poskytovatel zavádí firmě řešení na míru, volí osvědčené postupy a vhodné technologické řešení. Ideální je, pokud ho sám i následně provozuje a zajišťuje jeho bezchybné fungování.
- Škálovatelnost – Outsourcované služby lze mezi sebou kombinovat, přidávat nebo ubírat podle toho, jak podnik roste nebo jak se mění jeho zaměření. Lze začít např. s vedením účetnictví, pokračovat přes reporting a digitalizaci až k externímu CFO.
- Úřady v pohodě a dodržování předpisů – Externí finanční oddělení komunikuje za firmu s úřady a zajišťuje, aby byly dodrženy všechny příslušné zákony a předpisy, např. ty daňové.
- Pokročilé finanční analýzy a reporting – Díky kvalitním analýzám, profesionálně sestaveným rozpočtům a prognózám mohou firmy činit lepší strategická rozhodnutí a plány do budoucna.
- Řízení rizik a agilita – Outsourcing finančního oddělení nabízí další úroveň řízení rizik, jelikož poskytovatel přebírá odpovědnost za správnost finančních dat a procesů.
- Zkušený externí CFO – Přináší do firmy nejen zkušenosti, ale také nové nápady a jinou perspektivu. Tzv. hodinový CFO je dostupným řešením pro startupy, které potřebují pomoc a vhled experta.
Zajímá vás, co může digitalizace účetnictví a firemních financí přinést konkrétně vaší firmě a co by to obnášelo? Chcete si nechat zauditovat digitální úroveň účetního a finančního oddělení a navrhnout změny procesů a systémů vedoucí k vyšší digitalizaci a efektivitě? Obraťte se na profesionály. Každý spolehlivý partner na trhu by vám měl být ochoten dát v této oblasti úvodní konzultaci zdarma.
